Что такое бухгалтерские регистры образец. Что требуется отражать в регистрах бухгалтерского учета. Что требуется отражать

07.04.2024

Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:

Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:

C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.

По заполнению регистров в определенном порядке. Каждый ответственный бухгалтер предпочитает свой способ раскладывания документов бухгалтерского учёта. Однако, всего их два:

От первичной бухгалтерии до отчетности.
От отчётности до бумаг первичной проверки.

В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.

Основные разновидности регистров бухгалтерского учёта

Регистры в бухгалтерии могут различаться не только по способу ведения в них учёта, но и по внешнему виду.

Так, их различают по следующим разновидностям:

По внешнему оформлению. Существуют документы в виде:

Книги. Самый распространённый и простой способ ведения регистров бухучёта. Они прошнуровываются, делятся на графы. Кроме того, на обложке должен расписаться главный бухгалтер.
Карточки. Они имеют вид одинарного листа с прочерченной таблицей. Несмотря на простоту описания и заполнения, они бывают:

Состоящие из двух граф. Они используются при расчётах с юридическими и физическими лицами. Такие карточки удобны тем, что позволяют видеть все доходы и расходы за определённый промежуток времени.
Карточки с тремя колонками. Они рассчитаны для учёта материальных ценностей. Вместе с приходом и расходом всех товаров здесь есть ещё один столбик, где выводится итоговый остаток.
Бланки с большим количеством граф. Они предназначены для подсчёта всех видов работ по конкретной продукции с помощью бухгалтерского учета. Они удобны тем, что позволяют рассчитать себестоимость продукции и определить уровень развития всего предприятия. Они хранятся в специальном ящике – картотеке. Причём, для того, чтобы быстро найти необходимый бланк, в ней есть алфавитный перечень.

Свободные листы. Они хранятся в папках. Все данные оформляются на обычной бумаге. Кроме того, на них ведутся специальные записи по отчетности. Это позволяет предотвратить утрату или подмену листа либо карточки.
Машинные носители информации. Они представляют собой дискеты, плёнки и прочее. Их минус в том, что требуется составлять ещё и бумажный оригинал документа.

Что касается основных видов, то они совпадают с категориями регистров по внешнему оформлению.

По содержанию же учётные документы финансового отчёта разделяются на:

Отображение в денежном эквиваленте. Все операции расписываются в виде сумм денег.
В виде счетов бухгалтерского учёта. Операции подобного рода расписываются в виде корреспонденции счетов.
Комбинированные. Операции находят отображение в разных вариантах.

Записи же в данные регистры вносятся по одному из двух принципов:

Приходы и расходы пишутся в одну строку.
Все операции расписываются по разным колонкам.

Краткая характеристика налогового регистра

Наряду с ведением бухгалтерского учёта работники бухгалтерии ведут ещё и налоговый расчет. Он представляет собой систему обобщения документов для определения налога. Для того, чтобы правильно выполнить данную операцию, необходимо придерживаться следующих пунктов:

Должны быть обработаны первичные документы. К ним относятся не только основные бумаги,но и справка бухгалтера.
Аналитические регистры бухгалтерского отчёта. К ним относится обобщение всех данных из налогового расчёта за определённый промежуток времени.
Необходим подсчет налоговой базы.

Кроме всего прочего, перед подачей данного документа в налоговую инспекцию, необходимо правильно заполнить форму:

Указать наименование регистра.
Дату, когда он был составлен.
Перечень всех операций.
Измеритель операций в денежном и оригинальном выражении.
Подпись ответственного лица.

Утверждение всей формы подачи документов в налоговую происходит самим руководителем предприятия. Кроме этого, он же утверждает и отчетные данные бухгалтерского учёта.

Совпадение операций в бухгалтерском и налоговом учёте

Несмотря на кажущуюся разность операций, и в бухгалтерском, и в налоговом учёте наблюдаются некоторые совпадения.

В первую очередь это касается первичной документации. Она присутствует в обеих видах отчета.
Также во время:

траты материальных ценностей;
различных способов начисления;
денежных расходов, направленных на перенос материальных и нематериальных ценностей на конечную стоимость продукции.

Совпадение также очевидно.

Все дополнительные расходы и прибыль от продажи, также, находят своё отображение и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.

Все эти совпадения имеют нестабильный характер. Все зависит от рассмотрения следующих факторов:

Правильно ли составлена первичная документация и все документы по организации и распределению товарно-материальных ценностей.
Математические подсчёты. Сюда входят проверка правильности заполнения операциями всех бухгалтерских цветов, а также проводить выбор данных для налоговых операций.
Проводится новая разноска операций по бухгалтерскому и налоговому учёту. В данном пункте выверяются неточности в обеих видах расчётов.

После этого, если и были какие-то погрешности учета, то они исправляются.

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета , содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры — таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну .

Законом «О бухгалтерском учете» установлен перечень обязательных реквизитов для регистров бухгалтерского учета:

наименование регистра;
наименование экономического субъекта, составившего регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы регистров бухгалтерского учета должен утвердить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра, любое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов.

Классификация учетных регистров

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам заполнения.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключены в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей.

Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».

Иногда книги применяют для пообъектного учета основных средств . Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.

Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы)

разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими.

Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию , и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга и книга «журнал-главная»). Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям — в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета.

По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

Дебет				Кредит
Дата	№	Текст операции	Сумма	Дата	№	Текст операции	Сумма

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров применяется при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну . За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете

Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 г. № 6Зн. В Положении установлены общие правила исправления ошибок, допущенных при ведении бухгалтерского учета, в зависимости от времени их выявления.

Ошибка — это неотражение или неправильное отражение фактов хозяйственной жизни, причинами которых являются:

неверные вычисления;
неправильное толкование и применение учетной политики организации;
неточная оценка или классификация фактов хозяйственной деятельности;
неправильное использование информации, которая имеется на дату подписания отчетности;
неверное применение законов и нормативных актов по бухгалтерскому учету;
недобросовестные действия должностных лиц предприятия .

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, которые принимаются ими на основе бухгалтерской отчетности.

Если ошибка не отвечает критериям существенности, установленным организацией, то она признается несущественной.

Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению.

Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер , записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает разнести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный (от лат. correctio — поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью: «Исправлено 210 (двести десять) руб. на 260 (двести шестьдесят) руб. Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 02.06.20 _г.». Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера.

Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, так как необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.

Сторнировочные записи — это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. storno — перевод счета). Этот способ применяют:

при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;
когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красным цветом, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Способ «красное сторно» применяют, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма завышена, на разницу в суммах делается исправительная запись красным цветом.

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красным цветом.

Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Форма учета — это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
последовательность и способы записей в учетные регистры;
степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета:

Журнал-главная.
Журнально-ордерная форма.
Автоматизированная форма.

Форма бухгалтерского учета журнал-главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге — журнал-главная.

В первых трех графах книги записываются дата, номер, статьи и сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записывают хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным.

Операции в книгу журнал-главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. В начале месяца в журнал-главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца.

Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге «журнал-главная».

Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При использовании этой формы ведется регистр под названием «Книга учета доходов и расходов » Книга должна быть зарегистрирована в налоговой службе.

Организация и индивидуальные предприниматели , применяющие упрощенную систему налогообложения ведут «Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения» (далее — Книга учета доходов и расходов). В книге в хронологической последовательности, на основе первичных документов, отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Организации должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности.

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый отчетный (налоговый) период открывается новая Книга учета доходов и расходов.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) — при ее наличии).

В этих организациях наряду с книгой учета доходов и расходов ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда . Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе.

Малые организации, имеющие на балансе основные средства , осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров:

В-1 — ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 — ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.;
В-9 — ведомость (шахматная).

Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.

Обобщение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса.

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, — журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности . Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Карточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов; инвентарные карточки, карточки учета затрат и т.д.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.

Журналы-ордера — бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги, в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.

Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.

В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что компьютеры характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением , большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т.д.

Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации.

Существует два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Первый — это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например, расчет заработной платы, выписка счетов фактур, платежных документов и т.д.

Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия . При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии , работники складов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая форма учета может быть реализована при применении программы «1С: Бухгалтерия» системы «1С: Предприятие».

Регистры бухгалтерского учета – это составляющая часть бухучета организации, служащая для систематизации и сохранения данных первичных учетных документов.
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухучета. Ранее информация из учетных регистров являлась коммерческой тайной.

Формы регистров бухгалтерского учета

До 2013 года формы регистров бухгалтерского учета были едиными и обязательными к применению всеми хозяйствующими субъектами.

Эти формы были представлены в Альбомах унифицированных форм. В настоящее время формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель предприятия.

Однако законодательством предусмотрен перечень обязательной информации, содержащейся в регистрах:

название регистра;
название хозяйствующего субъекта, заполняющего регистр;
период составления или ведения регистра;
хронологическая или систематическая классификация объектов учета;
единица измерения и валюта операции;
указание должностей, ответственных за ведение регистра;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Бланки регистров бухгалтерского учета установлены законом и могут быть взяты из официальных сайтов, их можно скачать из Интернета, поищите при помощи поисковиков.

Классификация регистров бух учета

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по назначению, обобщению информации и виду. По назначению регистры подразделяются на

хронологические,
систематические,
синхронистические (комбинированные).

В хронологических регистрах фиксируются факты хозяйственной деятельности по мере их события. Примерами хронологических регистров бухгалтерского учета являются журналы регистрации и различные реестры.

Данные в хронологических и систематических регистрах дополняют друг друга

Систематические регистры заполняются по определенным счетам, к которым относятся хозяйственные операции. Примером систематического регистра является сальдовая ведомость.

Если регистр включает в себя хронологическую и систематическую запись, то он относится к комбинированным синхронистическим регистрам. Образцом такого регистра бухгалтерского учета является Журнал-Главная.

Использование синхронистических регистров делает информацию в них более наглядной.

Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров. Эта зависимость называется правилом Мендеса.

По обобщению информации регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

В синтетических регистрах операции фиксируются только с указанием даты и суммы.
Аналитические регистры бухгалтерского учета – это формы учета, в которых систематизируется аналитическая информация, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание.

Хозяйствующими субъектами также используются комплексные регистры бухучета, соединяющие в себе принципы синтетических и аналитических регистров, а также хронометрические и систематические факторы.

При использовании таких форм итоги по синтетическим и аналитическим счетам автоматически совпадают, что освобождает от дополнительной сверки оборотов по разным ведомостям.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, свободные листы и машинные носители

Книга – это регистр, который в обязательном порядке прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписями ответственных лиц.
Карточка – это регистр в виде машинописной таблицы.
Свободный лист – это регистр в виде таблицы, подлежащий подшиванию. Для учета карточек и свободных листов ведутся реестры, чтобы исключить подмену регистра или в случае необходимости восстановить утраченный документ.
Машинный носитель – это электронный документ, хранящийся на магнитном носителе и заверенный электронной подписью. При использовании машинных носителей, информация должна своевременно выводиться в печатном виде.

Достоверность информации, отраженной в учетных регистрах обеспечивают ответственные лица.

При обнаружении ошибки в регистре исправление делает ответственное лицо с указание даты внесения исправления и скрепляет своей подписью.

Исправление делается путем однократного зачеркивания неверной информации таким образом, чтобы она оставалась читаемой. Выше указываются корректные данные.

По каждому исправлению в регистрах должны быть даны письменные объяснения ответственного лица.

Регистр бухгалтерского учета образец схемы оборота документов

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
Счет	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Наименование регистра бухгалтерского учета	Кредитуемый счет бухгалтерского учета
	50 «Касса»
	51 «Расчетные счета»
	55 «Специальные счета в банках»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
	20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов»
	40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи»
	86 «Целевое финансирование»
	01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал»
	84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки»
	07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы»

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Должны проверяться по форме и по содержанию. Проверка по форме предполагает контроль полноты и правильности оформления документации, а также правильность заполнения реквизитов. Проверка по содержанию - правомерность фиксируемых операций, логическая взаимосвязь между отдельными показателями. После этого проводится регистрация и группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам: информация о проведенных хозяйственных операциях из первичных или сводных документов переносится в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы стандартизированной формы, формируемые по принципу экономической группировки данных об имуществе предприятия и источниках его появления. С помощью регистров финансово-хозяйственные операции находят отображение на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры можно классифицировать по 3-м признакам : назначение; обобщение данных; по внешнему виду.

По назначению учетные регистры бывают хронологические; систематические; комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах запись о проводимых операциях проводится по мере проведения операций, без использования дополнительной систематизации (журналы, реестры и т.п.). Систематические регистры предполагают фиксацию операций по принципу счетов. При этом надо следить, чтобы записи в хронологических и систематических регистрах дополняли друг друга, и сумма оборотов одного типа регистров всегда совпадала с суммой оборотов другого. Если же в одном регистре проводить оба вида записей - хронологическую и систематическую - тогда получим комбинированный (синхронистический) регистр. Классический пример комбинированного регистра - «журнал - главная».

По обобщению данных регистры можно разделить на интегрированные и дифференцированные . Отличие их заключается в следующем: если рассмотрение регистра проводится индуктивно - от первичных документов до отчетности - то получаем интегрированный учетный регистр; если же рассмотрение проводится дедуктивно - от общей отчетности к первичным документам - тогда будем иметь дело с дифференцированным регистром.

По внешнему виду учетные регистры можно разделить на , карточки учета, свободные листы или находящиеся на цифровом носителе.

Регистр в виде книги представляет собой разграфленный специфическим образом, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером документ.

Карточка - это бланк, оформленный в виде таблицы.

Свободный лист - это находящаяся на бланке таблица, которая подлежит брошюровке. Это некий «усредненный вариант» между книгами и карточками. В принципе, сводные листы можно считать карточками, но напечатанными на тонкой бумаге значительного большего размера, чем обычные карточки. И если карточка находится в картотеке, то свободные листы брошюруются и хранятся в папках. По карточкам и свободным листам необходимо вести соответствующие реестры (перечни этих документов).

Задача реестра - контроль над учетной документацией. Таким образом исключается подмена карточки, а если даже карточка утеряется, то можно легко установить, какая именно была утеряна.

Используемые карточки могут иметь различный внешний вид. Но самые популярные такие: контокоррентные; инвентарные; многоколончатые.

Контокоррентные характеризуются односторонней формой, поскольку колонки дебета и кредита находятся рядом. Такое позиционирование данных позволяет легко контролировать финансовое состояние предприятия.

Инвентарные карточки используются при учете материальных ценностей. В них добавлена колонка «Остаток», где отображается остаток конкретного вида ценностей по завершению конкретной операции. В итоге имеем 3 колонки: приход; расход; остаток. Каждая из них разделяется еще на 2 половинки: количество и сумма. В заглавии карточки указывается лимит запаса, в результате чего наглядно видно: есть ли у предприятия конкретных материальных ценностей больше, чем надо, или же при появлении недостачи определенного имущества она сразу же станет заметна.

Многоколончатые карточки учета хозяйственных операций предполагают выделение в колонках определенных показателей. Когда одна операция фиксируется комплексными суммами, например, оплата расходов.

Машинные носители могут различаться по технической структуре. Размещение информации происходит, конечно же, не на бумаге, а на магнитном носителе. Порядок размещения бухгалтерской информации будет зависеть от типа носителя.

За достоверность отображаемой в учетных регистрах информации несут ответственность лица, подписавшие бухгалтерский отчет.

Хранение регистров бухучета должно проводиться так, чтобы исключалась возможность незаконного исправления данных. Если же такие исправления потребуются, то они должны подкрепляться подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты, согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно данному закону, информация в учетном регистре относится к категории коммерческой тайны, и лица, обладающие доступом к данной информации, обязаны соблюдать данную тайну. В противном случае может наступить ответственность согласно действующего законодательства РФ.

Виды учетных регистров.

Рассмотрим более детально выбор формы бухгалтерского учета в контексте использования различных носителей информации и способом фиксации в них учетных данных.

С целью классификации и накопления учетной информации, находящейся в первичных учетных документах, и последующего отражения ее на счетах бухгалтерских ведомостей используют регистры бухгалтерского учета

Синтетические учетные регистры - это такой вид регистров, где операции отображаются в обобщенном виде в денежном эквиваленте. Вся информация о проводимых операциях в таких регистрах указывается в ракурсе синтетических счетов. Пример такого регистра - Главная книга.

Аналитические учетные регистры подразумевают отображение информации по отдельным аналитическим счетам, при этом происходит детализация записей каждого синтетического счета. Записи в такие регистры будут более подробными, чем в синтетические, поскольку цифры сопровождаются текстовыми пояснениями, а рядом с ценой, при необходимости, может быть указан натуральный или трудовой эквивалент.

В последнее время все большую популярность набирают комплексные учетные регистры , объединяющие в себе указанные выше виды регистров, а также 2 вида записей - хронологическую и систематическую. Комплексные регистры актуальны при журнально-ордерной учетной форме. При комбинировании разных видов учета достигается безупречное совпадение данным по счетам, а в использовании оборотных ведомостей для сверки информации потребность автоматически исчезает. Процесс записи финансово-хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры называется разноской операций. Подобные записи выполняются на основе котировок, то есть с указанием дебета и кредита счета по операциям.

Чтобы не допустить дублирования регистрируемой информации в учетном регистре с одного и того же документа, на документе ставится отметка об уже сделанной разноске в виде значка >>, иногда обозначается страница регистра, куда внесена запись о данной операции. Указание отметок о разноске операций будет важно для дальнейшей проверки правильности записей.

Бухгалтерская практика содержит в себе разные варианты осуществления счетных записей в учетных регистрах. По одной из классификаций такие записи могут быть простыми и копировальными. Копирование записей проводится в случаях, когда возникает потребность в оттиске или копии записи.

Также запись в регистры может проводиться линейно-позиционным и шахматным способами.

Линейно-позиционный способ заключается в том, чтобы дебет и кредит записывать в одну линию. Это очень удобно для учета всевозможных расчетов, а также становится удобным контроль за погашением дебиторской и кредиторской задолженности. Отличительная особенность линейно-позиционного способа - совмещение в учетных регистрах синтетического и аналитического счетов, благодаря чему процедура бухгалтерского учета становится намного проще и к тому же достоверней.

Шахматный принцип записи операций в учетных регистрах сводится к одновременной записи суммы хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом повышается наглядность и хорошо высвечивается внутреннее содержание счетов. Шахматная запись хорошо подходит для формирования регистров при журнально-ордерной форме учета.

Документирование хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете документирование используется в качестве первичной регистрации и юридической оформления проводимых операций. Другими словами, это способ отображения влияния произошедших фактов хозяйственной деятельности на состояние предприятия. На данном этапе все данные должны отражаться правдиво и иметь доказательную базу. Учетный документ пишется в момент совершения операции, но если такое действие осуществить невозможно, то документ учета должен быть составлен после завершения операции.

Классифицировать учетные документы можно по форме и по показателям, от которых будут зависеть отображаемые в них операции. Главным показателем документа, определяющим суть записанных в ней операций, называется реквизитом.

Реквизит - это некий информационный элемент, содержащий в себе смысловую нагрузку (к примеру, вид материала, измерительная единица и т.п.). Реквизиты можно разделить на качественные и содержательные (еще называют, соответственно, признаки и показатели). В качественных реквизитах отражается объект учета (это может быть стройматериал и т.п.); содержательные реквизиты определяют характеристику учетного объекта (сорт, габариты стройматериала и т.п).

Специфика использования реквизитов будет определяться, конечно же, формой и содержанием документа. Чтобы обработка документов проходила проще, проводят их группировку по однотипным признакам. Основные признаки классификации документации являются: назначение; количество отображаемых в документе операций; способ применения документа; место составления.

По назначению учетные документы классифицируют на: распорядительные; исполнительные; бухгалтерского назначения; комбинированные.

Распорядительные документы - тип документов, включающих в себя приказ, распоряжение или предписание определенной хозяйственной операции. Например, письменные приказы и распоряжения руководителя предприятия и структурных подразделений; доверенность на получение материальных средств для организации; чеки на определенные денежные сумма, которые надо обналичить в банке и т.п. Особенность распорядительных документов в том, что они являются лишь основанием для выполнения конкретной хозяйственной операции, но не имеют подтверждения фактов проведения операций.

Исполнительные документы - служат подтверждением конкретного факта проведенной операции. Сюда входят накладные на получение-сдачу товара; приходные ордера для оформления материалов на склад; квитанции, подтверждающие факт приема материальных ценностей и т.п. Составление исполнительных документов проводится в момент совершения операции, данный тип документов служит основанием для внесения учетной записи.

Документы бухгалтерского оформления сами по себе не имеют никакого значения. Составляются они на основе распорядительных и исполнительных документов и служат вспомогательным средством для систематизации учетных записей.

Также к данной категории относятся документы, составленные бухгалтером с целью формирования и упрощения учетных записей и дальнейшего использования в учетном процессе (это могут быть бухгалтерские справки, расчеты). Ценность такие документы будут представлять только для бухгалтерии предприятия. Смысл и форма документов бухгалтерского назначения определяются техническими средствами, применяемыми в работе, а также составом и списком показателей синтетического и аналитического учетов.

Комбинированные документы будут содержать в себе признаки нескольких ранее указанных документов. Например, признаки распорядительных документов - предписывающих выполнение определенной хозяйственной операции, исполнительных - подтверждающих факт проведения операции. Кассовый ордер содержит в себе признаки нескольких видов документов: распорядительного, исполнительного и документа бухгалтерского учета. Комбинированные документы нашли широкое применение в практике бухучета.

По объему отражаемых хозяйственных операций учетные документы разделаются на первичные и сводные .

Первичные - тип документов, которые составляются в момент совершения финансово-хозяйственной операции. Первичные документы представляют собой самое первое «звено» учетной линии деятельности предприятия. Эти документы служат основой для первичного учета, поскольку именно в них фиксируется факт хозяйственной операции с помощью предварительного наблюдения и измерения. Стоит отметить, что большинство учетных документов относятся как раз к категории первичных (приходные/расходные кассовые ордера, накладные, акты приема товара и т.п.)

Сводные документы содержат в себе факты хозяйственых операций из нескольких первичных документов. Потребность в сводных документах возникла в связи с необходимостью обобщения информации из первичных документов и получения интегрированных показателей или вспомогательных данных об исследуемой хозяйственной операции и дальнейшего ее отражения в бухучете. Типичные примеры сводных документов: отчеты кассира (или кассовые отчеты), включающие в себя обобщенные данные о приходных и расходных кассовых ордерах, а также дополнительные документы; товарные отчеты, формируемые на основе первичных приходно/расходных документов и т.п.

Первичные и сводные документы могут быть составлены на обычной бумаге или на машинном носителе. В последнем случае также требуется бумажная копия документа. Это требование остается и в случае востребования документа контролирующими или правоохранительными органами.

По способу использования различают разовые и накопительные документы .

Разовые - это документы, используемые лишь для однократного отображения хозяйственных операций. Примеры: ордера прихода/расхода имущества; требование на отгрузку материалов со склада и т.п.

Накопительные - тип документов, применяемых для многократного отображения в них однотипных хозяйственных операций на протяжении определенного периода времени (неделя, месяц, квартал, декада и др.). Сюда относятся лимитные и лимитно-заборные карты, оформляемые при отгрузке материалов со склада для одного и того же получателя - цеха, участка; декадные рапорта о выработке продукции и т.п. Благодаря накопительным документам можно существенно сократить объем используемой документации.

По месту составления документы можно классифицировать на внешние и внутренние

Внешние - документы, составляемые за пределами предприятия, то есть те, которые приходят извне: платежные требования поставщиков; судебные исполнительные листы; банковские выписки по расчетным счетам и т.п.

Внутренние - документы, составляемые внутри предприятия (независимо от назначения).

Для учета могут быть использованы только те документы, которые оформлены унифицированно и правильно, согласно всех требований действующего законодательства.

Унифицированным считается такой учетный документ, который прошел утверждение в установленном порядке и используется для отображения однотипных хозяйственных операций для всех субъектов хоз. деятельности: приходные/расходные ордера; авансовые счета; платежные требования и т.п. Применение такой документации является обязательным для всех типов предприятий, независимо от вида деятельности.

Благодаря унификации документов достигается их упорядочивание. Попутно должен решаться вопрос со стандартизацией документов (разработка бланков одинаковых размеров для определенного документа).

Унификация первичной документации играет большую роль для улучшения учетного процесса, поскольку таким образом устанавливаются и утверждаются стандартные требования к документальной фиксации хозяйственных операций. Унифицированные формы первичных учетных документов могут быть составлены как на бумажном, так и на машинном информационном носителе. Постановление Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» возлагает на Государственный комитет статистики РФ функции по разработке, утверждению и последующему распространению унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий. Если документ оформлен на машинном носителе, то для его подтверждения требуется распечатка копий на бумаге с последующей постановкой подписей уполномоченными должностными лицами (определяемыми соответствующей формой документа). Подтвердить законность документа, который был создан, хранился или передавался с помощью информационных и телекоммуникационных устройств, можно электронной цифровой подписью, согласно действующего законодательства. Если же форма такого документа отсутствует в альбомах унифицированных форм, доказать его юридическую силу можно с помощью обязательных реквизитов, перечень которых регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете».

При фиксации любой хозяйственной операции требуется составление качественного подтверждающего документа, где будет реальное описание проведенной операции (сроки, объемы). Ответственность за достоверность данных в таком документе несут лица, поставившие в нем подпись.

Если документ заполняется вручную, то почерк должен быть четким и разборчивым. Запрещаются подчистки и недопустимые способы исправления внесенных данных. Если необходимо исправить ошибку, то неправильный символ зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), а сверху пишутся правильные данные. Исправление должны подтвердить лица, ранее подписавшие документ, указав при этом дату исправления и поставив повторно свою подпись.

Определенные документы - кассовые, банковские - не допускают внесение исправлений любым способом. Порядок оформления таких специфических документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, который утверждался Центробанком страны. К примеру, согласно данного Порядка в учетных документах на прием и выдачу денежных средств сумма должны быть зафиксирована не только цифрами, но и прописными буквами, начиная с заглавной первой буквы (таким образом исключаются приписки). Этот же Порядок является обязательным и при заполнении документации по отгрузке материалов.

С целью установления контроля за рядом учетных документов, могут заполняться корешки чеков, квитанций, выписок под копирку. Такой контроль позволяет избежать всевозможных ошибок или неправомерных операций, не допустить непредвиденные растраты, кражи и любые злоупотребления служебным положением.

Чтобы не допустить двойного использования одного и того же документа, данный документ может быть обязательно погашен (доверенности, кассовые ордера и т.п.). Для их погашения надо поставить соответствующий штамп или надпись: «Получено», «Оплачено» и т.п., с фиксацией даты. Наличие штампа о погашении аннулирует действие всех банковских документов, а также документов, по которым начисляется и выплачивается заработная плата.

Составленные должным образом учетные документы подлежат передаче в бухгалтерию для последующей обработки и занесения в бухгалтерский учет обозначенных в документах операций. После этого учетные документы отправляют в архив.

Документооборот - это процесс перемещения учетных документов от момента выписки (или составления, распечатывания), использования, обработки бухгалтерией, внесения в учетные регистры и до самой сдачи на хранение в архив.

Документооборот предусматривает внедрение схем и графиков перемещения учетных документов. Графики будут содержать в себе примечания с указанием: перечня документов; какое должностное лицо занимается составлением конкретного документа; кому затем передается документ; информация про обработку и распределение документов.

Сразу после поступления в бухгалтерию учетные документы должны проверяться по существу операции и соответствия требованиям оформления.

Проверка по существу операции сводится к проверке соответствия проведенной операции, которая указана в документе, требованиям действующего законодательства. Этот вид проверки является одним из важнейших факторов контроля законности и целесообразности операции, осуществляемый работниками бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов ставит задачу выяснить: соответствует ли документ утвержденной законодательством форме; достоверны ли указанные в нем реквизиты; правильно ли исправлялись ошибки; действительно ли подписи поставлены указанными должностными лицами и пр. При выявлении нарушений в указанных пунктах, документ подлежит возврату на дооформление.

Если учетный документ прошел проверки, он поступает в бухгатерию для учетной обработки. Такая обработка подготовит документ к внесению в учетные регистры. Объем бухгалтерской обработки документов будет зависеть от количества и качества операций, указанных в конкретном документе. Например, если в них нет денежного измерителя, то вначале будет проведена расценка или таксировка (количественные показатели умножают на цену одно единицы). Если же требуется систематизировать и собрать вместе находящиеся в документах данные, их группируют по экономической сути обозначенных финансово-хозяйственных операций, применяя группировочные и накопительные ведомости.

Затем идет следующий этап бухгалтерской обработки учетных документов - контировка (или разметка), в ходе которого указывают корреспондирующие счета, по которым проводились операции, ставшие причиной выписки данных документов.

Современное специализированное программное обеспечение дает возможность создать некую систему электронного товарооборота. При этом размещение проводится не в файлах и директориях, а в электронных папках, шкафах, на полках и секциях (как и обыкновенные документы). И чтобы найти нужный документ, применяется специальная поисковая система, в которой ключевыми точками могут выступать: дата создания документа; определенные словосочетания; название организации и еще некоторые параметры.

После использования документы подлежат сдаче в архив. А хранящиеся в архиве документы могут выступать подтверждением при ревизионных, аудиторских проверках; в качестве доказательства при решении спорных вопросов в суде; в виде справок. Поэтому хранение документов должно проводиться так, чтобы обеспечивалась надежная сохранность вместе с высоким уровнем скорости нахождения.

После полной обработки бухгалтерией документы хранятся в архиве бухгалтерии, а потом перемещаются в архив предприятия. Перед сдачей в архив проводиться группировка документов по папкам согласно хронологии появления и по видам операций. Факт передачи документа в архив предприятия регистрируется в архивной книге.

Срок хранения учетных документов в архиве предприятия определяется Федеральной архивной службой, и составляет такой срок минимум 5 лет. Для отдельных видов документов устанавливаются определенные сроки: лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет; доверенность на получение денег или иного ценного имущества - 3 года и т.п.

По завершению сроков хранения особо важные документы должны передаваться в Государственный (по месту нахождения предприятия), а остальные виды - уничтожаются. В случае передачи определенных документов в Госархив, в архивной книге делается соответствующая запись и ссылка на документ, подтверждающий передачу.

Изъять первичные документы у предприятия могут: органы следствия, дознания, прокуратуры, суда, налоговой инспекции по постановлениям указанных органов и согласно действующего Уголовно-процессуального кодекса РФ. При изъятии учетных документов составляется протокол, копия протокола имеют право получить директор и главный бухгалтер предприятия. Также указанные должностные лица (или другие уполномоченные лица) могут снять ксерокопию изымаемых документов в присутствии представителей органов, производящих изъятие. На копиях ставится дата и причина изъятия.

Если учетные документ незаконно исчезает или уничтожается, директор предприятия назначает комиссию для расследования данного факта. При необходимости могут быть приглашены представители правоохранительных органов, сотрудники охраны или МЧС (о чем в конкретном приказе делается оговорка). По результатам проверки комиссия составляет акт, утверждаемый директором предприятия.

просмотров

Сохранить ВКонтакте